初めての音楽フェス企画。AIに任せて浮いた時間で、人に会いに行く
浜中町で、2027年9月19日に音楽フェス 「EAST END VIBES HAMANAKA」 を開くための準備を進めています。道東の食が集まる、日帰りの音楽フェスです。
大きなイベントを企画するのは、初めてです。その企画づくりで、AIをかなり使っています。
結論から書くと、こういうことです。
- 企画書づくりは、AIでぐっと短くできる：何が必要か、経費はどこにかかるか、スケジュールをどう組むか。一人で考えると時間がかかる部分を、AIと話しながらまとめている
- 厳しめに聞くと、甘さに気づける：「一人では間に合わない」「いつまでに何が必要か」を指摘してもらえた
- 浮いた時間は、人に会うことに使う：あいさつ回りや仲間づくり。最後に動くのは、やっぱり自分
まずは「思い描いていること」を、そのまま伝える
企画づくりの最初は、自分の頭の中にあるイメージを、そのままAIに伝えることから始めました。
そのうえで、こんなことを相談しています。
- このイベントには、どんなものが必要か
- 経費は、どのくらいかかりそうか
- スケジュールは、どう組んでいけばいいか
大きなイベントは初めてなので、何から決めればいいのかもわからない状態でした。AIと話しながら一つずつ整理することで、やるべきことの全体が見えてきました。
テーマが決まらないときは、アイデアを大量に出してもらう
一番助かったのは、テーマづくりです。
最初は、フェスのテーマがはっきり決まっていませんでした。そこでAIにアイデアをたくさん出してもらい、その中から選んで、どんどん磨いていきました。
一人で考えていると、どうしても同じところをぐるぐる回ってしまいます。AIに案を出してもらうと、自分では思いつかない方向が見えて、そこから「これだ」というものを選んでいけます。
厳しめに聞いたら、「一人では間に合わない」と言われた
AIに相談するときは、厳しめにアドバイスをもらうようにしています。
そうすると、こんな指摘が返ってきました。
- 「一人では間に合わない」
- 「これは、いつまでに必要」
言われてみると、なるほどと思うことばかりでした。普通に聞くと、AIはつい「いけると思います」と背中を押してくれます。でも企画の段階で知りたいのは、むしろ足りないところです。
集客についても、同じように厳しめに見てもらいました。今の準備の状態で、目標の人数に本当に届くのか。AIに「ここが心配」と挙げてもらい、その穴を少しずつ埋めていっています。
見積もりは「どこに聞けばいいか」から教わった
見積もりの場面でも、AIに助けられました。
大きなイベントが初めてだと、そもそも、どこに経費がかかるのかがわかりません。AIに、経費がかかりそうなところと、どこに連絡して話を通せばいいかを教えてもらいました。
ただ、実際に見積もりを取るのは自分です。AIのアドバイスをもとに、関係するところに連絡をして、一つずつ見積もりをもらっていきました。
駐車場の台数も、広さから出してもらった
細かいところでは、駐車場の計算にも使いました。
会場の敷地の広さを、ヘクタール（1ヘクタールは100m×100m）でAIに伝えて、何台くらい停められるかを出してもらいます。このとき、ゆったり停めた場合 と 詰めて停めた場合 の2通りで聞いておくのがポイントです。幅を持って数字をつかんでおくと、計画の参考にしやすくなります。
打ち合わせの準備と「メモのなくし防止」にも
企画書のほかにも、日々の仕事で使っています。
実行委員の打ち合わせのアジェンダ（話し合う内容の順番） 仲間と打ち合わせをする前に、話し合う内容をAIに組んでもらっています。
聞いてきた情報は、とりあえずAIに投げておく あちこちで聞いてきた情報を、とりあえずAIに送っておきます。すると、その新しい情報を覚えておいてくれて、あとで企画書にそのまま入れられます。
「メモはしたけれど、そのメモがどこに行ったかわからない」ということがなくなりました。これは地味ですが、かなり助かっています。
最後に動くのは、自分
AIでうまくいかなかったことは、今のところ特にありません。それでも、最後は結局自分が動く必要があります。話をしに行くのも、見積もりを取るのも、自分です。
だからこそ、AIで短くできる作業は、どんどん任せたほうがいいと思っています。
初めて大きなイベントを企画する人へ
イベントの企画を一人で考えると、何が必要かをまとめたり、資料を作ったりするのに、とても時間がかかります。企画書づくりは、本当に時間がかかる作業です。
AIを使えば、そこを大きく短縮できます。そして、浮いた時間をほかのことに使えます。
- あいさつ回りに時間をかける
- 仲間づくりに時間をかける
これまで手間がかかっていた作業を減らせるのが、AIの一番の利点だと思います。企画書づくりはAIと効率よく進めて、人にしかできないことに時間を使う。それが、イベントを形にする近道だと感じています。